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Die ViFlow Datenbank beinhaltet die Struktur eines Qualitätsmanagementsystems für Apotheken. Die Basisstruktur ist zusammen mit Apotheken erarbeitet worden und der Beispielprozess Selbstmedikation zeigt im Detail wie die Zusammenhänge sind.

In dieser ViFlow Datenbank ist der Prozess "Selbstmedikation" enthalten. Dieser und die weiteren Prozesse sind in der Praxis aufzunehmen (s. hierzu das Vorgehen der Intectum).
Das Ziel ist, eine DB zu erstellen, in dem Management, QM und QS in der Apotheke beschrieben werden kann.
Als Zusatz wird die Bedienung für das spätere veröffentlichen des Systems als Grundlage mitgeliefert. Diese Bedienungsanleitung kann gut genutzt werden, um MitarbeiterInnen näher an das Managementsystem heranzuführen und Bedienfehler reduzieren.

Als Grundgerüst für das Managementsystem sind die folgenden Prozesse aus dem Pharmazeutischen Bereich vorgesehen:
Information und Beratung: Selbstmedikation, Rezept – ErstVO, Rezept – WdhVO, Pharm.Betr.-ErstVO, Pharm.Betr.-WdhVO, Herstellung und Prüfung, Rezeptur, Defektur, Parenteralia (fakultativ), Antibiotika (fakultativ), Zytostatika (fakultativ)
Warenwirtschaft/ Prüfungen, Prüfung u. Lagerung Primärpackmittel, Prüfung u. Lagerung Ausgangsstoffe, Beschaf. + Wareneg., Ausgangsst. + Primärpackm., Prüfung Wareneingang, Prüfung FAM, Verfalldatenkontrolle, Prüfgeräte in der Apotheke
Abgabe, Sprechstundenbedarf (fakultativ), Altenheimbelieferung (fakultativ), Dokumentation, Krankenhausversorgung (fakultativ), Sustitutionstherapie (fakultativ), Maßnahmen bei AM-Risiken, Maßnahmen bei AM - Risiken
Entwicklung, Aktionsplanung
Dienstleistungen, Reparatur von Geräten (fakultativ), Vermietung von Geräten, Einführung einer neuen Dienstleistung, Physiolog.-chem. Untersuchungen (fakultativ), Arzneimittelinformation in der Apotheke (fakultativ)

Die weiteren Qualitätsmanagementhandbuch relevanten Prozesse sind wie folgt vorgesehen:
Management der Mittel, Aufgaben, Mitarbeiter, Schulung
Dokumentation des QM-Systems, Aufzeichnung, Dokumente, Symbole, QM-Abschnitte
Verantwortung der Leitung, Verantwortung, QM-Ziele
Messung, Analyse, Verbesserung, Audit-Plan, Fehler

Das Vorgehen, als auch die Vorgehensweise der Intectum beschreibt sich wie folgt:
Ausgangssituation
Die Apotheken befinden sich in einem harten Wettbewerb. Dieser Wettbewerb wird durch die Globalisierung der Märkte und durch neue Technologien wie z. B. e-Business noch verstärkt. Strukturen in der Apotheke mit den erforderlichen Logistikabläufen und die Kommunikation mit den Kunden müssen neu überdacht und den Erfordernissen angepasst werden.
Zielsetzung
Durch den Einsatz eines integrierten Managementsystems, wird die Apotheke in der Gesamtheit betrachtet und sowohl die Wirksamkeit (Effektivität) als auch die Effizienz berücksichtigt
Ziel sollte es sein, durch die Erfüllung der  wesentlich weiter reichenden Anforderungen der Apotheken die DIN EN ISO 9001: 2000 als Nebeneffekt zu integrieren.
Dadurch wird die Norm nicht über die Apotheke gestülpt, sondern man integriert die Norm als Nebeneffekt.
Basis für Verbesserung ist die Prozesstransparenz. Durch die Visualisierung der Arbeitsabläufe werden die Prozesse im Handbuch übersichtlich und leicht nachvollziehbar. Die Nutzung aktueller  Standard Softwaretools (Internet Explorer) ermöglicht es, das Handbuch später im Apothekenbetrieb „online“ zu verwenden. So stehen die Prozesse, Arbeitsanweisungen und Leitlinien jederzeit über PC zur Verfügung und können über das apothekeninterne (ggf. externe) Computernetz an mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig verwendet werden.
Durch die Aufnahme  der Kern- und Unterstützungsprozesse werden Verantwortlichkeiten deutlich.  Stärken und Schwächen werden aufgezeigt. Potenziale (Zeiten, Kosten) werden erkannt.
Aufgabenschwerpunkte und Umfang
Die Gesamtübersicht zeigt das komplette Managementsystem der Apotheke. Die Aufteilung erfolgt in die pharmazeutischen Bereiche  und in die Vorgaben, die für die Erfüllung von DIN EN ISO 9001: 2000 benötigt werden.
Die pharmazeutische Kernprozesse zeigen die Struktur der Apotheke:
-        Information und Beratung,
-        Herstellung und Prüfung,
-        Warenwirtschaft / Prüfungen,
-        Abgabe,
-        Maßnahmen bei AM-Risiken,
-        Dienstleistungen,
-        Entwicklung
-        .....

Die DIN EN ISO 9001: 2000 Arbeitsaufgaben sind aufgeteilt in:
-        Verantwortung der Leitung
-        QM-Politik, QM-Ziele, Ständige Verbesserung..
-        Management der Ressourcen, Mitarbeiter, Aufgaben, Schulung
-        Dokumentation des QM-Systems, Dokumente, Aufzeichnungen,
-        Messen, Analyse, Verbesserung, Fehler, Korrektur-und Vorbeugungsmaßnahmen, Audit

Die Aufgabenschwerpunkte der Intectum gliedern sich:
      1. Aufnahme der IST-Prozesse
      2. Prozessmodellierung
      3. Entwicklung der SOLL-Prozesse
      4. Entwicklung der Nachhaltigkeit
      5. Qualitätsmanagementhandbuch

Vorrausetzungen
Die Vorraussetzungen zur Zielerreichung sind:
-        Alle Projektbeteiligten sind sich über die Zielsetzung, Vorgehensweise, Vorraussetzungen und ihrer Verantwortung für ein erfolgreiches Projekt einig.
-        Die Verantwortlichkeiten der Lenkung, Projekt- und Teilprojektleitung werden aktiv wahrgenommen.
-        Die Mitwirkung der Mitarbeiter muss gewährleistet sein (Teilnahmepflicht).
-        Die Unternehmensleitung muss die Zielverfolgung aktiv wahrnehmen.
-        Die Einführung auf Basis der definierten Projektstruktur, des Projektteams und des Projektplanes.